19 Dic Come si risponde al telefono in modo formale e cortese?
All’interno di una conversazione telefonica che sia considerata formale e cortese, devono essere presenti alcuni elementi imprescindibili, tali da renderla efficace e rispettosa nei confronti di ambo gli interlocutori.
Per trasmettere più professionalità attraverso il vostro centralino, perché non avvalervi della nostra azienda TelephoneVox per registrare un messaggio personalizzato che sia efficace e di impatto?
Rispondere al telefono nella maniera giusta, deve essere ritenuto un tratto fondamentale per chiunque voglia affrontare un lavoro che tenga conto di una comunicazione attiva con un bacino di utenza diversificato e molto vasto, tale da richiedere nozioni di galateo, pazienza e buona creanza.
Solitamente bisogna stare attenti a:
- tono di voce
- inflessione
- utilizzare termini colloquiali, che siano formali ma allo stesso tempo non troppo difficili
- trasmettere autorevolezza (avere consapevolezza di ciò che si dice)
- usare un linguaggio chiaro e il più corretto possibile
- balbettii e/o emozioni tali da ostacolare la conversazione
- in caso di una lingua straniera, essere a conoscenza dei vocaboli adatti
Questi sono solo alcune delle caratteristiche di cui tenere conto, che devono essere ricercate in ogni singolo aspirante lavoratore di call center, proprio perché è grazie ad esse che riuscirà ad avere successo e affermazione all’interno di un’azienda basata su questo metodo di vendita.
Utilizzare un ‘pronto mi dica’, ‘buongiorno, posso disturbarla?’ oppure un ‘salve, potrei avere cortesemente la sua attenzione’, sono metodi che ancora oggi sono sinonimo di professionalità e rispetto, tali da essere visti come una vera e propria etichetta quando si risponde/parla attraverso un telefono commerciale.
La cortesia infine, non deve sicuramente passare di moda, e ora più che mai deve essere vista come un obiettivo concreto a cui puntare per avere successo in ambito commerciale, specie se si vogliono raggiungere alti standard di qualità per il proprio business.
Prima rispondi meglio è.
Le tempistiche di risposta poi, al netto delle altre caratteristiche prese in considerazione, sono anch’esse molto importanti, poiché è proprio il gioco di qualche secondo a poter compromettere un’intera compravendita.
Il consumatore non ama aspettare, e la velocità è la parola che fa da padrona in qualsiasi processo che abbia come fine o scopo un acquisto.
Infatti, l’attenzione di un utente medio viene considerata di all’incirca 3 secondi, troppo pochi per potersi permettere di farlo attendere e quindi precludersi un guadagno.
Rispondere in modo rapido alle chiamate è quindi un dovere nei confronti dei potenziali acquirenti, che in questo caso non penseranno di perdere tempo, ma anzi saranno invogliati e attenti ad ascoltarvi.
Conquistarli è un obiettivo molto importante, di cui è essenziale definirne i contorni specie per massimizzare i propri profitti e non ritrovarsi senza alcuna fonte di guadagno attivo, decisamente molto rischioso se si parla di realtà di vendita basate sul retail-marketing (n.d.r. vendita al dettaglio)
Sorridi e sii positivo durante e mentre parli
L’umore è un altro punto fondamentale a cui dare particolare attenzione, perché un centralinista che trasmette negatività potrebbe disincentivare l’interlocutore all’acquisto, non coinvolgendolo abbastanza.
Infatti, qualsiasi consumatore attraverso la sua customer journey deve essere sempre stimolato con una call to action attiva, poiché è proprio grazie ad essa che sarà portato a compiere determinate azioni.
L’acquisto finale di uno specifico prodotto e/o servizio è il risultato di una spinta costante verso un determinato fine, che deve essere incentivato anche dal modo in cui viene esposto.
Nello specifico, avere il sorriso ed essere aperti ad una comunicazione positiva e ricca, è il miglior modo per riuscire a conquistarsi la fiducia di un potenziale cliente, che statisticamente parlando sarà invogliato a un secondo acquisto.
Di fatto, è opportuno valutare l’idea di assumere all’interno dei propri centralini, solamente persone che abbiano tratti del proprio carattere inclini al pubblico e alla comunicazione, ma che soprattutto siano in grado di sostenerla durante tutto l’arco della giornata lavorativa.
Chiarezza nella comunicazione
Uno scambio di informazioni deve sempre avvenire in maniera chiara e lineare.
Secondo i primi studiosi di comunicazione infatti, essa era vista solamente come una mera trasmissione di un messaggio, che però con il tempo ha cambiato i suoi connotati, arricchendosi di particolari.
Oltre a un mittente e un destinatario, si ha bisogno anche di un codice, ma soprattutto di un canale condiviso che possa fare da ponte da ambo le parti.
Il telefono a fili prima, fino ad arrivare ai più moderni sistemi di organizzazione e gestione chiamate (anche online) poi, sono comunque da considerare importanti, dal momento che attraverso il loro regolare funzionamento potremo diffondere la nostra voce anche a distanza.
Fondamentale quindi è riuscire a farsi capire in modo ottimale, scegliendo bene come porsi e cosa dire, cercando di optare per un linguaggio semplice e basilare, che sappia però catturare l’attenzione e allo stesso tempo mettere a proprio agio chiunque ne sia all’ascolto.
Qualsiasi atto comunicativo ha come intento:
- farsi comprendere
- trasmettere un messaggio (condividerlo a uno o più destinatari)
- creare uno scambio di idee tra le parti (connessione)
- arrivare a un fine comune (accordo)
In questo caso attraverso un centralino telefonico, viene delineato un nuovo obiettivo della comunicazione, tale da dover rimanere all’interno di regole ben precise di marketing e sponsorizzazione prodotti.
Solitamente viene utilizzato un gergo sales oriented, che comunque pone il centralinista come venditore di un servizio, dovendo stimolare attivamente il destinatario della sua conversazione all’acquisto.
Ringrazia per aver chiamato
Un esempio può essere il caro e vecchio: ‘Grazie per aver chiamato il..’ ma spesso è sempre meglio optare per ringraziamenti formali ma allo stesso tempo molto colloquiali, in modo tale che il cliente si senta a contatto con un proprio ‘conoscente’, o comunque una figura amicale che possa consigliarlo al meglio.
Fare leva su questo sentimento è la chiave del successo, proprio perché un utente si sentirà quindi come “a casa”, a contatto con la sua comfort zone, e quindi libero di potersi esprimere e mettere a proprio agio.
Non a caso sono queste le strategie che più di tutte colpiscono, poiché un centralinista cordiale e attento, è anche sinonimo di feedback positivo per l’azienda e potenziale fidelizzazione del consumatore.
Essere cordiali, ma soprattutto rispettosi del ruolo dell’interlocutore è fondamentale per comprendere a pieno l’ambiente del call center, che in primo luogo deve dare un servizio attento e oculato, senza cadere nella morbosità.
Le pressioni al cliente sono bandite quindi, dal momento che risulterebbero essere controproducenti al fine di raggiungere i propri obiettivi di engagement e successo nelle vendite.
TelephoneVox e messaggi professionali registrati per centralini
Grazie ai nostri speaker saremo in grado di creare da zero una registrazione decisamente accattivante, in modo tale da garantirvi sempre un’immagine istituzionale di tutto rispetto, che sia chiara, ma allo stesso tempo formale e trasparente.
L’autorevolezza è un altro tratto fondamentale che puntiamo a trasmettere attraverso un uso consapevole delle parole e di un tone of voice specifico, strumenti ai quali diamo particolare attenzione e che valorizziamo in ogni nostra creazione.
Realizzare da zero un’immagine aziendale che sia forte e ben delineata, deriva anche da questo, e ciò significa partire anche dai particolari più piccoli e dal contesto professionale in cui ci si trova, per elaborare al meglio uno slogan che sia di successo.
Potete contattarci comodamente al numero di telefono fornito sul nostro sito ufficiale, su cui mettiamo a disposizione anche un apposito format online, molto più veloce, con cui richiedere i nostri servizi.
Il nostro staff risponderà solitamente dopo qualche ora dalla ricezione della vostra segnalazione, ben lieti di offrirvi un preventivo che venga incontro alle vostre esigenze.
